Privatlivspolitik for Kjellerup Borgernes By (KBB)
Dato for seneste ændring: 19.02.2024
KBBs dataansvar
Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort
fortæller, hvordan vi behandler dem. Målet er at sikre en fair og gennemsigtig behandling.
Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til
bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler således kun
personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og
vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.
Kontaktoplysninger på den dataansvarlige
KBB er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.
Kontaktoplysninger:
Kontaktperson: Ane Vielandt Jensen
Adresse: Vestervangen 21, 8620 Kjellerup
CVR: 42 09 74 46
Telefonnr.: 22171877
Mail: info@borgernesby.dk
Website: https://borgernesby.dk/
Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.
Lovlige grunde til behandling er særligt:
- Foreningens berettigede interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
- At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
Formål med behandling af medlemsoplysninger:
- Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
- Som led i foreningens aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
- Administration af din relation til os
Behandling af personoplysninger
Vi behandler følgende personoplysninger1:
Medlemsoplysninger:
- Almindelige personoplysninger:
Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, e-mailadresse, kontingentforhold - Følsomme personoplysninger
Billeder af optrædende og publikum
Her indsamler vi oplysninger fra
Normalt får vi oplysningerne fra dig
Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:
- Udøvelse af relevante aktiviteter i foreningen
- Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
- Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
- Afholdelse af sociale arrangementer samt andre aktiviteter
- Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen. Billeder kan blive anvendt på foreningens hjemmesider.
- Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
- Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende
Samtykke
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.
Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder:
Medlemmer:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:
- Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 3 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen
Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer m.v. til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.
Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler
personoplysninger om dig:
- Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
- Retten til indsigt i egne personoplysninger
- Retten til berigtigelse
- Retten til sletning
- Retten til begrænsning af behandling
- Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
- Retten til indsigelse
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.
Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.
Revidering af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden.
Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.
Fortegnelse over behandling af personoplysninger
Fortegnelsen er til opfyldelse af den dokumentationspligt, der påhviler en amatørforening i
medfør af EU’s persondataforordning af 25. maj 2018. Amatørforeninger er omfattet af pligten i fuldt omfang, hvorfor der skal føres fortegnelse over almindelige personoplysninger såvel som personoplysninger tillagt en højere grad af beskyttelse (følsomme oplysninger, oplysninger om strafbare forhold og CPR-nummer).
Den sidste kolonne skal udfyldes og ajourføres løbende af foreningen..
Fortegnelse over behandlingsaktiviteter i:
Kjellerup Borgernes By
C/O Claus Jensen
Vestervangen 21
8620 Kjellerup
CVR-nummer: 42 09 74 46
Data for seneste ajourføring af dokumentet: 19.02.2024
Ofte stillede spørgsmål
| 1. hvem har ansvaret for databeskyttelse i foreningen? | Følgende bestyrelsesmedlemmer:– Formand: Ane Vielandt Jensen, 22171877, info@borgernesby.dk – Kasserer: Claus Jensen, 30571558, kasserer@borgernesby.dk |
| 2. Hvad er formålene med behandlingen | a) Varetagelse af medlemsforhold, herunder aktivitetsudøvelse, kommunikation, medlemsmøder, generalforsamlinger og kontingentopkrævningb) Information om foreningens aktiviteter i form af referater og fotos fra medlemsmøder publiceres på foreningens hjemmesider |
| 3. Hvilke personoplysninger behandler vi? | Almindelige personoplysninger:a) Navn
b) Mailadresse c) Telefon d) Adresse e) Dato for indmeldelse/udmeldelse f) Dato for kontingentbetaling Øvrige oplysninger: a) Billeder fra medlemsmøder Oplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse: Ingen |
| 4. Hvem behandler vi oplysninger om? | Der behandles oplysninger om følgende kategorier af registrerede personer:a) Medlemmer |
| 5. Hvem videregives oplysningerne til? | Medlemmernes mailadresser bruges til udsendelse af medlemsinformation og kan i den forbindelse ses af alle medlemmer.Medlemsinformationer udveksles mellem bestyrelsesmedlemmer.
Derudover videregives oplysningerne ikke. |
| 6. Hvornår sletter vi personoplysninger i foreningen? | Vi opbevarer almindelige personoplysninger på medlemmer i optil 3 år efter tilhørsforholdets ophør. |
| 7. Hvordan opbevarer vi personoplysninger i foreningen? | Vi opbevarer alle personoplysninger i foreningen på papirform eller på bestyrelsesmedlemmers personlige computere, som er låst inde, og som er beskyttet af password, som kun det enkelte bestyrelsesmedlem kender til. |
| 8. Hvad skal vi gøre, hvis der sker et brud på persondatasikkerheden? | Hvis alle eller nogle af de registrerede oplysninger bliver stjålet, hacket eller på anden måde kompromitteret, kontakter vi vores hovedorganisation og drøfter eventuel anmeldelse til polititet og Datatilsynet |
| 9. Hvad kan vores IT-system, og har vi tænkt databeskyttelse ind i vores IT-systemer? | Medlemsregistreringen foregår på ForeningsAdministrator https://portal.foreningsadministrator.dk), som håndterer databeskyttelse.Derudover anvendes udelukkende almindelige kontor-programmer, fx MS-Office. Databeskyttelse bliver ikke håndteret udover programmernes standardfunktioner |